Revisionsnotat og procedurebeskrivelse
Nærværende beskrivelse gælder for alle foreninger administreret af Vores Administration. Såfremt de beskrevne standardprocedurer ikke følges i en enkelt forening, vil dette være særskilt angivet til revisor i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet.
Beskrivelsen omfatter:
- Bogføringsprocedure
- Interne kontroller
- It-systemer benyttet i administrationen
Bogføringsprocedure
Bogføringsprogram til varetagelse af bogholderi
Bogføringen foretages i administrationssystemet 'Vores Forening'. Læs mere om systemet i afsnittet It-systemer benyttet i administrationen.
Kontoplan
Foreningen anvender egen kontoplan som overleveret fra foreningens tidligere administrator. Kontoplanen tilpasses løbende når nye behov opstår.
Procedure for registrering af transaktioner
Foreningens typiske transaktioner består af indbetalinger fra medlemmerne samt diverse udgifter i forbindelse med drift af ejendommen/grunden. Fakturering og opkrævning af medlemmer, samt bogføring af betalinger foretages af foreningens administrator på baggrund af informationer fra 'Vores Forening' og 'Farpay'.
Ved modtagelse af købsfaktura registreres omkostninger i bogholderiet af foreningens administrator. Betaling sker løbende efter indhentning af særskilt godkendelse fra foreningens tegningsberettigede.
Interne kontroller
Betalinger
Alle betalinger foretages af 2 medarbejdere ved Vores Administration i forening, typisk foreningens administrator og administrationschefen. Inden godkendelse i banken indhentes godkendelser fra foreningens tegningsberettigede gennem 'Vores Forening'.
Bogføringen
Bogføring foretages af foreningens administrator. Ved sygdom eller ferie bogføres der af kontaktpersonens stedfortræder under vejledning af administrationschefen.
Bogføringen foretages i henhold til foreningens vedtægter, bestyrelsens instrukser og med udgangspunkt i den danske årsregnskabslovs bestemmelser for virksomheder i regnskabsklasse A.
Der benyttes som udgangspunkt samme kontoplan som ved foreningens tidligere administrator for at sikre kontinuitet og sammenligningstal.
IT-systemer
ERP-system
Bogføringen og medlemsadministration foretages i Vores Administrations eget ERP-system kaldet “Vores Forening”. Platformen er taget i brug i begyndelsen af 2023.
Platformen hosted ved Microsoft Azure i Sverige og Holland. Der foretages sikkerhedskopiering dagligt.
Foreningens fulde bestyrelse har adgang til at se alle informationer og posteringer på platformen. Alle administratorer ved Vores Administration har adgang til at foretage ændringer på platformen.
Netbank
Bankforretning foretages gennem netbank.
Vores Administration har fuldmagt til alle foreningens konti, hvilken distribueres til relevante medarbejdere. Fuldmagten tildeles således, at der ikke kan godkendes betalinger uden godkendelse af enten foreningens administrator eller administrationschefen.
FarPay
Foreningens medlemmer opkræves via betalingsplatformen FarPay på baggrund af opkrævningslister generet af data i ERP-systemet. Opkrævningslisterne sendes via API til FarPay, hvorigennem den enkelte ejer har mulighed for at betale enten via FIK eller Betalingsservice.
Transaktioner i ERP systemet bogføres på baggrund af den registrerede betalingsdato i Farpay.